مقدمه:
اهميت وجود برنامه و برنامه ريزي در هر سازمان به عنوان ركن اساسي پيگيري هر هدف يا حركتي, در فرآيند تجربه به اين باور منتهي شده است كه داشتن يك نظام برنامه ريزي مناسب متضمن اجراي موفق اين برنامه هاست. سازمان تامين اجتماعي با داشتن پيشينه اي از امر برنامه ريزي, در شرايط تاثير تغييرات محيطي, همانند برخي از نهادهاي ديگر با دست يافتن به چنين باوري, طراحي يك نظام برنامهريزي مناسب را در رأس اقدامات جاري خود قرار داد. اين سازمان با بررسي عملكرد و موقعيت امروز خود در مواجهه با مشكلات كلاني چون:
- حركت به سمت نظام ارزيابي سالانه به جاي نظام اندوخته گذاري
- فزوني رشد مصارف از منابع به همراه گستره پوشش نامتناسب و حركت به سمت عدم تعادل
- ناهماهنگي نظام هاي داخلي سازمان با يكديگر و عدم تناسب با نيازهاي روز جامعه
- وجود برخي تلقي هاي نادرست در جامعه به دليل ناآشنايي از سازمان و رسالت آن با اثرات القايي منفي قابل توجه
تدوين برنامه اي با نگاه استراتژيك را در قالب نظام برنامه ريزي به عنوان راهكارهاي مناسب برگزيد. در جريان اين تدوين, اتكاء بر خرد جمعي را مهمترين رويكرد خود قرار داد تا ضمن ايجاد انگيزه در نيروي كار و افزايش تعهد در اجراي آن از وابستگي برنامه به فرد يا واحدي خاص بكاهد. در اين راستا مسئوليت كار بر عهده معاونت اقتصادي و بطور اخص دفتربرنامه ريزي اقتصادي و اجتماعي واگذار گرديد. اين دفتر به عنوان دبيرخانه ستاد برنامه همزمان با تدوين نظام برنامه ريزي و اقدام براي تصويب آن, بواسطه ايجاد يك فضاي پژوهشي و تنظيم 18 مجلد از مباحث بررسي و شناخت مباني نظري, وضعيت موجود و پيشبيني آينده؛ بستر اوليه را براي ورود به فرآيند تدوين برنامه استراتژيك آماده كرد در حاليكه به موازات آن ضمن برگزاري دو همايش آموزشي براي كارشناسان برنامه ريزي استانها سعي نمود كه اين آمادگي لازم را نيز در ايشان فراهم كند. متعاقب اين امر تلاشي صورت گرفت تا طي يك نظرسنجي مقدماتي, ديدگاه مديريت صف و ستاد سازماني در خصوص عوامل داخلي و خارجي موثر بر عملكرد سازمان بررسي شود. پس از تصويب نظام برنامه ريزي, ستاد عملياتي برنامه استراتژيك با حضور 15 تن از كارشناسان بخش هاي مختلف ستادي تشكيل شد. فرض انتخاب اين كارشناسان بر اين واقع شد كه اين افراد با اتكاء به شخصيت حقيقي و نيز مهارت كارشناسي خود در اين ستاد حضور يافته و به عنوان تيم پشتيبان با هويت كارشناسي در تدوين برنامه ايفاي نقش نمايند.
در اولين جلسه اين ستاد كه در تاريخ 7/2/1383 تشكيل گرديد مقرر شد تا به منظور ايجاد انگيزه مشاركت در فرآيند تدوين برنامه, ايجاد چالش هاي ذهني و نيز آمادگي لازم براي ورود به مرحله تدوين برنامه هاي عملياتي, استخراج ديدگاه مديريتي در مباحث عوامل داخلي و خارجي اثرگذار؛ چهارنشست منطقه اي با حضور جمعي از مديران, معاونين, رؤسا, مسئولين سازماني و حضور كارشناسان ستاد مزبور برگزار گردد.
اين نشست ها در تاريخ 31-30 ارديبهشت, 7-6, 21-20و 28-27 خرداد سال جاري به ترتيب در استانهاي ميزبان فارس, كرمان, كردستان و گيلان برگزار شد. در اين نشست هاي دو روزه هر استان ميزبان, پذيرايي مديران شش استان مدعو ديگر و حداقل دو معاونت ستادي را بر عهده گرفت. دبيرخانه ستاد در هر چهارمنطقه توانست با صرف زماني در حدود 2062 نفر ساعت از مشاركت 190 تن از مديران و كارشناسان سازمان بهره مند شود. در پايان اين نشست ها, دبيرخانه مزبور تصميم گرفت كه در حوزه معاونت اقتصادي يك نشست كارشناسي مشابه را با حضور جمعي از معاونين و كارشناسان اين حوزه برگزار نمايد. در اين نشست نيز با صرف زماني در حدود 36 نفر ساعت از نظرات 12 معاون و كارشناس استفاده گرديد. احساس خلاء حضور مسئولين شركت ها و موسسات تابعه سازمان در فرآيند جاري موجب شد تا دبيرخانه ستاد, نشست يك روزه ديگري را در تاريخ 10/4/83 براي كسب نظرات آنان برگزار نمايد. در اين نشست كه از سوي 9 تن از مسئولين و كارشناسان ستادي پشتيباني گرديد ضمن استفاده از زمان 168 نفر ساعت نظر كارشناسي از حضور 31 نفر از مديران عامل, رؤسا و اعضاي هيات مديره شركت ها و مؤسسات مزبور استقبال شد. لازم به ذكر است كه به موازات اين فرآيند, ستاد عملياتي برنامه با تشكيل جلسات هفتگي خود ضمن در جريان قرار گرفتن نتايج هر نشست امور كارشناسي خود را پيگيري نموده و با تشكيل 11 جلسه, زماني در حدود 330 نفر ساعت را صرف نمود تا به مرحله اعلام نظرات نهايي خود رسيد. نتايج اين جلسات در كنار ساير اطلاعات قرار گرفت تا مورد بهره برداري قرار گيرد. با گذار اين فرآيند, جمعي از مسئولين و كارشناسان دفتر برنامه ريزي اقتصادي و اجتماعي متشكل از 12 نفر طي يك نشست دو روزه در تاريخ 15 و 16 تير ماه با صرف زماني در حدود 264 نفر ساعت نسبت به استخراج نهايي اطلاعات, تنظيم بيانيه ماموريت, انتخاب مهمترين عوامل اثرگذار داخلي و خارجي و نهايتا تدوين استراتژي ها اقدام نمودند. استراتژي هاي پيشنهادي در آخرين جلسه ستاد عملياتي به شور كارشناسي گذاشته شد و پس از جمع آوري نظرات ايشان, سند برنامه در دبيرخانه ستاد تدوين شد.
بدين ترتيب گزارش مقدماتي سندبرنامه پنج ساله سازمان تامين اجتماعي با مشاركت 144 نفر از مديران و مسئولين سازمان و 43 نفر كارشناس ضمن صرف زماني بيش از 2800 نفر ساعت تدوين شد.
اقدام بعدي دبيرخانه ستاد پس از تصويب, نهايي شدن و ابلاغ برنامه فوق, فعال نمودن 7 كميته بخشي است كه بايد به امر تدوين راهبردهاي بخشي بپردازند. لازم به يادآوري است نتايج نشست آخر كه مربوط به عملكرد دفتر برنامه ريزي اقتصادي و اجتماعي است در گزارش سند برنامه منعكس شده و به شكل مجلدي مجزا موجود است.
گزارش حاضر مجموعه اي است كه به منظور ارائه نمودي از فرآيند تدوين سند برنامه استراتژيك و دستاورهاي آن در دو بخش تهيه و تنظيم شده است. بخش اول اين گزارش به نماي برآيندي اين فرآيند و بخش دوم به نماي تفضيلي آن با عناوين متعدد اختصاص يافته كه در ادامه باب آن گشوده مي شود.
